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沧州农商银行抓住三个节点 做好会务工作

2018年12月04日 14:22:19 来源:沧州农商银行

    沧州农商银行高度重视会务管理工作,制定出台了《沧州农商银行会议管理制度》以及相应会议议事规则,以制度为抓手,重点把控会前、会中、会后三个节点,充分做好准备,全面抓好落实,确保了各项会议有序、高效运行,为全行经营与管理工作提供了有力保障。

    一、有效设计,充分准备

    一是设计会议类型。沧州农商银行根据工作需要将会议设定为经营会议、管理会议、专业委员会议、周期会议、培训会议等不同类型。同时明确了每个类型会议的宗旨、会议内容以及需要解决的问题,据此,研究什么方面的工作,解决什么样的问题,直接“对号入座”,组织相对应会议。比如经营会议,主要为分析业务发展现状,查摆经营过程中存在的问题,并加强业务的指导与督导,以促进全行经营水平的提升等,每季度、半年度和年度分别组织召开。

    二是设置会议流程。沧州农商银行充分利用移动OA和二代办公系统,针对不同的会议类型分别创建会议流程,比如,行长办公会议,由各部室提出事项申请,会议管理岗对内容进行把关审核,发起行长办公会议流程,将事项的具体内容上传至流程中,分别由相关部室经理、主管领导、行长以及董事长审阅并签署意见,这样各相关部室及领导成员在会前对拟上会议题内容有了充分的了解,便于会上快速做出决策,提升会议效率。

    三是做好会前演练。针对股东大会或年度经营大会等规模较大的会议,沧州农商银行形成惯例,做到大会要会必须会前演练。提前一天做好会场布置,包括电脑、投影、幕布、会标、话筒、桌牌等必备设备提前到位,并对每项任务和分工进行逐项推演,对可能出现的情况和问题提早研究解决办法,根据会议日程对会务细节、重点环节进行实地演练,在思想上高度重视,在细节上重点考虑,确保万无一失。

    四是做到会前通知。会务人员负责在会前半小时以参会人员进行再次提醒,可通过临时组建微信群发提醒消息等渠道,对于未回复人员,再行电话通知,这样可掌握参会人员情况等。

    二、严明纪律,全程记录

    一是做好会中服务,沧州农商银行高度重视会务过程,特别关注关键性节点,防止出现纰漏。二是严肃会议纪律。沧州农商银行要求参会人员提前十分钟到场,对于迟到、会场内随意走动、提前离场等情况,由会务人员记录在案,一律按照《会议管理制度》要求与标准进行批评与处罚,通过会后通报的形式对参会人员的到会情况和会场纪律情况进行督查。以此来塑造一个良好的氛围,进而使个人养成良好的行为习惯。三是对各项会议做到全程记录,借助录像机、录音笔等专业设备,不漏掉一个观点,不错过一次发言,并以此作为整理原始记录和会议纪要的基础,作为日后备考资料妥善留存。

    三、会后跟进,狠抓落实

    对于管理型及经营型会议,根据制度要求,在会后的第二天务必整理完成会议纪要,提炼会议中形成的重要事项和要求,并紧跟后续工作。对形成的每一项决议,当日纳入督办系统,明确责任部门、责任人员和办结时限,并把每一个动作分解落实到每个人头上的一个环节,每一项决议都做到事事有部门承办,件件有人员负责。同时,有人评判落实结果,有部门进行考核追究。直到每项决议完全落地,会议才闭环结束。

    针对大型会议,人后,会务组人员需在当天召开总结会议,总结归纳当天会议中有无疏漏点和不足点,争取在下次会议中进一步优化与完善。

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