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浅议全面推行金融电子化快速审批的必要性

2016年12月22日 17:19:33 来源:农业银行山西省分行

   与传统纸质审批相比,电子化审批具有节约人力、响应及时、操作便捷、节约耗材和提升效能等诸多优势,从纸质审批转变为电子审批,对于提升金融行业基层、基础管理、推进金融领域办公自动化和促进业务快速发展具有重大意义。此外,在互联网高速发展的今天,推动“办公电子化”和“办公移动化”发展,也是金融业创新发展的大势所趋。

    一、现状分析与必要性

   目前,金融行业内部业务审批事项多,且部门银行特征明显,部分金融审批事项还处于人工纸质传递审批模式,好多审批事项还要求在纸质上多部门审批、多人签字、多次盖章,尤其是涉及跨部门协同审批时,掣肘明显、效率低下,仍存在“事项多、表格杂、环节多、流程长、流转慢、效率慢”等诸多突出问题,基层行反馈意见较大。从目前业务审批的现状分析,可归纳总结为以下几个方面:
一是在发起申请环节,表格选用“难”。近年来,金融行业内部制度办法、业务和管理系统整合变更较为频繁,几乎每个部门均设计有不同的制式审批表格,基层网点在上报需要审批的事项时,常因不了解最新的审批流程和审批依据,对审批流程和制式表格的选用经常把握不准,往往不知填报哪张表格,也不清楚表格是否为最新版,每有审批事项时,多有基层网点向上咨询的情况,多有因申报表格格式错误、流转中“退回返工”重填、重审的“窘况”。

   二是在表格设计方面,制式表格“多”。目前,金融行业内部现有审批表格种类特别繁多,几乎每个系统均对应多张申请表格,每个办法也配套对应多张表格。“单独事项申请”的表格种类多,而通过优化整合、合并“同类”方式设计的“通用类”表格少。如系统用户类、设备维护类、机构维护类等表格,完全可以按“申请/维护类”去设计通用表格,不应分系统、分部门、分事项等逐项设计一些具体的、个性化的、“大同小异”的表格。

   三是在审批流转方面,人工流程“长”。传统纸质审批流程存在审批环节繁琐,人工跑路费工费时,仅找人和等人完成签字、盖章这两个环节在实际执行中就比较耗时耗力,目前虽部分银行系统支持电子传递,但在部分环节上,尤其是发起环节、部分审批环节,仍需打印出纸质申请表、找人签字盖章后再逐级扫描上传的“半自动、半手工”情况,且存在因逐级扫描上传、影像单上字迹模糊不清,无法辨识申请内容的现象。

   四是在审批操作上,电子视图“不直观”。目前虽有部分机构上线了电子审批系统,在附件中可看到“纸质申请影像”、在正文中也有“逐级审批意见”,但直观感觉不强,总感觉是“两张皮”,不能达到“一目了然”的效果。附件中大多上传的是空的、个性类申请表格影像,在正文中可看到各级有权审批流转意见,但不如纸质审批单上那么直观明了,没有建立完整的“自成一体”、“对应嵌套式”的在线电子审批视图(类公文处理单),且在线分类查看调阅当前审批任务及审批统计分析相关报表等功能也不够完善。

   五是在流程定制方面,人工配置“不灵活”。如在定制有权审批人员的流程设计上,部门、人员审批角色的灵活度不够,不是按照部门角色灵活可选、动态调用审批人员,而是靠人工手工维护。如审批人员变动频繁,还需要重新定制或修改流程,无形中增加了系统手工维护的频次、也产生了系统维护的滞后性。

   六是在审批沟通环节,相互沟通“不便捷”。系统设计上不要求各级审批人员在维护各自信息时,强制填写联系电话或电子邮件,加之系统之间的实时联动性能又不强。如需要在线沟通审批事项时,即便在审批界面上有电话或邮件的快捷菜单或快捷图标也不能发挥作用。审批结束后也不能自动短信或邮件通知相关审批人,尤其是发起人。

   七是在审批安全方面,审批身份“有隐患”。在系统登录环节没有引入手机短信验证、在签字环节没有引入有权审批人的电子签名、在授权环节没有引入有权审批人的指纹在线审批,存在可能代签、代审等风险隐患。

   八是在审批灵活性上,业务审批“较传统”。部分银行的业务审批大多还基于单位办公场所的固定式办公系统审批,没有开发基于智能设备的移动式办公系统,无法解决经办人员外出等无法完成审批或不方便审批的情况。

   二、优化建议
  
   为进一步提升银行内部业务审批效率,切实减轻基层人员填报工作量,真正有效减轻基层人员工作负担,更加有效、便捷地服务于基层,建议尽快建立、完善电子化审批流程,由传统的纸质盖章流转审批模式转变为无纸化电子审批模式。在金融行业全面推行业务审批的“电子模板、电子申报、电子审批、电子预览和电子归档”,逐步构建基层向上直通、上级服务一线的,贯穿“点、县、市、省、总”的逐级快速响应机制,不断提升金融行业的“双基”管理效能。 

   (一)研发电子审批公用平台。打破“部门银行”壁垒,整合部门银行制度办法,统筹考虑建立银行内部开放的、适宜各部门的电子化快速审批通道,方便各部门实施业务事项的电子化审批。使该平台达到类公文处理单的功能,将电子签名、审批意见、审批时间等要素对应显示到预设定的电子审批模板上对应的审批意见栏中,方便过程跟踪和审批监督,在审批事项办结后能生成完整的电子审批视图,便于归档查询。

   (二)设计电子审批通用模板。一是设计共享共用的电子审批模板。本着“合并同类”、“精简高效”、“减少数量”的原则,在系统中直接明确、定制、维护好申请事项、定制好审批流程、设计好制式表样,由系统管理员或授权系统管理员根据相关要求,按不同审批类别整合柜面业务审批表格,对相应事项分类固化建立电子填报、审批模板,并能方便系统管理人员实施在线编辑维护。二是建立层次清晰的电子审批视图。各环节经办人员可随时登录系统调阅查看与本人相关的申请事项任务列表(含申请人、申请部门、申请事项、当前状态、当前处理人)。双击某一审批事项后,可在线查看完整的电子审批视图。审批人员可通过“知会”等功能将申请类业务通知至有权负责人或同级其他部门知晓。整个审批流程及经办人员办理环节均留痕归档、按照纸质审批单据保存期限电子存档。审批流程可根据实际情况增减审批环节,也可考虑加入支持会审、绿色通道等自定义流程。

   (三)构建电子申报内嵌流程。一是自动调用审批模板。申请人可根据维护需求,直接在登录系统后,通过下拉框按照系统或类型选择相应需网上审批的项目。选定后,系统在正文中直接展示预设的审批需求表格模板,由申请人员在线填列、勾(点)选或选择快捷语言,明确必输项和选输项,待申请事项电子填写和选择齐全后(无需打印纸质及盖章),直接提交下一环节审核人员审批(无需知道谁来审批、无需知道审批依据)。为方便审批人审批,确保审批事项准确无误,可在审批界面旁设置审核要素模块。新增申请项目时由相关人员负责录入需审核要素。二是动态调用审批角色。系统可支持跨部门建立用户表、支持跨部门定制审批流转。各级审批人员由上级审批人员逐级维护,要求每级设置1-2名审批人员(最好按部门负责人角色设置,由系统自动从人员信息库中动态读取,不要指定具体人员)。三是自动触发审批提醒。网上审批时,无论是发起环节、审批/回退/转批环节,还是维护/办结环节,均要由系统自动触发,推送审批信息至下一个环节人员的预留邮箱及手机短信进行提示,确保审批信息能够得到及时维护和及时知晓,直至审批事项办结后及时短信通知到申请人员(系统中可加入各级审批环节的倒计时或延时提示)。审批退回时,审批人可选择“退回拟稿(发起)人”或“退回上一环节”两种方式进行审批退回,同时限定“退回理由”域为必输项,以方便发起人参考更正。四是方便在线实时沟通。可在电子审批完整视图的有权审批人姓名旁,附嵌其对应的电话、邮件快捷图标,以方便各环节人员在线交流和及时沟通。有条件的可将电子审批视图展现在手机端。方便用户“随时随地”在线预览、“随时随地”查看流程和“随时随地”在线审批。

   (四)实现指纹审批强制模式。建议在定制系统审批流程时,要遵循“先横后纵”的原则,不能越环节审批、也不得越级审批(但可加入转批、知会、会办等功能)。各级有权审批人员接到审批事项通知或新任务后,登录系统查看需要自己新审批的任务列表,且在审批点选后直接看到审批视图,根据申请事项、各级审批意见进行在线审批或在线退回,且在提交后要在电子表格相应位置上,直接显示审批人员的电子手签名(可提前将有权审批人的手签名录入签名库)、审批意见(可编辑常用审批语)、审批时间(可精确到秒)及一些快捷的联系按钮。同时为确保审批为本人操作,建议审批时可增加强制指纹审批方式,校验无误后选择“审批通过”提交下一个环节处理(审批不通过,不需要指纹方式)。

   (五)方便审批事项统计检索。一是系统可生成业务审批量统计及电子审批日志报表,可在平台查询及打印。二是系统应支持按时段、按部门、按专家、按状态等多条件报表统计功能。三是所有审批单办结后均要产生一个唯一的编号,以方便定位检索和系统归档管理。

    总之,在互联网高速发达的今天,传统的纸质审批模式明显滞后,并严重影响到银行业务的快速发展,取消传统纸质签字盖章,建立电子审批快速通道,将“人工跑路式纸质审批”变为“在线无纸化电子审批”已势在必行。

【作者:高国忠】
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