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银行要扎实开展“文书档案管理规范提升活动”

2020年01月13日 11:49:08 来源:农行禹城市支行

    文书档案管理是各级行办公室工作的一项重点内容。开展“文书档案管理提升活动”很有必要,也很迫切,是贯彻国家《档案法》的迫切需要,也是金融形势发展的必然要求。但当前,部分行仍存在“文书档案资料收集不全面、整理不规范、标准不统一”的突出问题。为全面提升银行文书档案管理水平,加快文书档案管理信息化步伐,笔者认为,有必要在全行深入开展“文书档案管理规范提升”活动,并确保活动取得显著效果。现提出如下意见和建议。

    一、统一思想,高度重视,精心组织发动

    各行都要高度重视文书档案管理工作,切实提高思想认识,横下一条心,形成打好文书档案管理“攻坚战”的共识。要参照上级行模式,成立“文书档案规范管理提升”活动组织机构,结合本行实际,细化活动方案内容,落实各项具体工作,搞好组织发动。要实行文书档案管理“一把手”负责制,制定翔实周到的实施方案,周密安排部署。参照上级行制定的文书档案管理指导书及文书档案工作考核有关标准,对活动内容、各阶段的重点工作提出具体要求。要积极深入学习,广泛发动实施。克服人员少,营销工作繁重等困难,坚决落实好档案工作人员。要组织档案工作人员认真学习领会档案工作相关规章制度和《“文书档案管理规范提升”活动方案》具体要求,广泛发动、深入实施、重点督导,确保规范提升活动方案确定的各个时间节点的各项重点工作能够落到实处。

    二、完善设施,落实人员,迅速开展活动

    “文书档案管理规范提升”活动,旨在促进各行在档案工作组织建设、基础建设、业务建设、开发利用和信息化建设方面的发展。一是要完善组织建设,夯实管理基础。各行要依据《中华人民共和国档案法》和《档案管理作业指导书》要求,迅速成立档案工作领导小组,明确具体分管领导和相关职责,配备适应工作需要的档案专(兼)职管理人员。笔者认为,根据目前档案工作的新形势需求,各行要克服人员紧张的矛盾,有必要设置一名专职档案管理员,对全行各条线、各层面的档案管理工作进行统一化、规范化、标准化的管理。另外,在制度建设上,要建立健全适应本行的归档、借阅、保密、库房管理、鉴定销毁和档案人员岗位责任制等内部管理制度。二是要加强硬件投入,切实改善发展环境。根据档案管理要求,建设与业务发展相适应的文书档案库房,做到档案库容量充足、柜架数量充裕、档案排放有序、标识明显。积极采取防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫措施,建立应急预案以应对档案管理中出现的突发问题,为档案工作稳健发展创造必要条件。三是要推动信息化建设,促进转型升级。各行均要开通综合办公信息系统,依托综合办公信息系统,推动档案管理信息系统在县域支行的推广和利用。上线后,各行档案工作人员要熟悉“档案管理系统”各项功能,熟练掌握电子公文归档、编目、查阅、统计等各环节的使用方法,实现文书档案的纸质化与电子化同步归档,提高电子化档案的利用效率。四是要提高专业素养,实现可持续发展。充分利用行内外档案管理培训资源,根据业务发展需要和档案管理实际,对档案岗位工作人员开展全覆盖业务培训,使现岗位人员具备与岗位要求相适应的专业素质。要保持档案人员队伍稳定性,为档案人员的职业生涯成长创造条件,使从事基础性工作的岗位人员能够安于岗位、乐于岗位,打造一支业务精、作风严的档案队伍。

    三、严格标准,倒排工期,务求取得实效

    各行在分解细化“文书档案管理规范提升”活动方案时,一是要有周密的工作安排、有明确的目标指引、有详细的任务分解。活动推进过程中要重点把握具体要求,做到“三突出”,即:要突出科学性,发挥先进行的带动引领作用;要突出规范性,严格按考核标准操作;要突出实效性,狠抓薄弱项目和环节。切实把本次活动作为提升文书档案管理质量和水平的“推进器”,保障文书档案管理的可持续发展。二是要狠抓薄弱环节。坚决摈弃“重营销,轻管理”的错误思想,对历史欠账较多的行,通过倒排工期、集中整顿、小步快走的方式,确保在整改期限内与其他行齐头并进,序时推进活动全面开展。在活动过程中,各行要及时推进各项重点工作进度,注意总结活动成果及经验,分析存在的问题及成因,对症下药,推动活动向纵深开展。各行要将活动推进过程中出现的情况、问题,总结的经验等,以专题简报的形式向上级反馈,上级行要通过编发活动动态、经验材料、网上宣传、实地督导等形式,对活动开展的实时情况加以公布,三是要加强督导和指挥。上级行在深入推动活动中,对推动不力、进展不明显的支行要进行重点督导。要通过分析不同支行间档案工作开展的不同情况,加大对文书档案管理水平落后支行的重点帮扶和督导,及时提出工作意见和建议,补齐工作中的短板。有效提升全行文书档案管理质效,确保活动开展不走过场、不流于形式。档案主管部门要牵头建立“档案管理”微信群,每天上传工作动态及经验做法。

    总之,开展“文书档案管理规范提升”活动是改善有效手段。各行要充分认识提升文书档案质量的重要意义,加强组织领导,对活动各阶段内容明确细化,抓好抓细抓实活动的每一个步骤,形成统一规划、分层实施、一层抓一层、层层抓落实的工作局面,确保活动取得圆满实效,确保各行文书档案管理水平在短期内实现较大提升。

【作者:王河南】
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