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鹏华基金运营业务加速器

2016年12月23日 10:38:17 来源:经理世界网

【提要】目前基金生态环境正经历着大变革,基金产品的数量和规模均加速扩容,如何提高运营效率成为各基金公司共同面临的难题。基于IT与业务融合的理念,鹏华基金IT部针对业务流程中传真处理效率低下的问题,成功上线了电子传真与文档管理系统。项目实现了通讯线路根据运营、交易、客服业务量进行了合理调配,核心生产系统TA、资金清算、估值与传真系统无缝整合对接,快速自开发运营平台对接传真系统,支持更多个性化业务场景,机构客户材料实现影像归档管理等应用,突破了基金公司一贯以来登记结算部和客户关系管理部在发传真和机构客户资料处理环节的困境,极大地提高了登记结算业务和机构客户资料处理的效率,可谓是运营业务的加速器,该项目使鹏华基金在传真与文档管理方面成为行业标杆,该模式并不神秘,值得业内借鉴。


鹏华基金是一家以信息技术为主要驱动力的基金公司,处于基金行业综合实力十大公司之列。公司在2014年-2016年间,管理资产规模由2014年的1750亿增长到目前的超4100亿元,产品数量由51只组合,到目前的190只组合,业务量增长几乎翻了4倍。基金不断地发行,渠道不停地扩展,业务团队规模扩展速度若短时间内跟不上业务增长的节奏,压力将会越来愈大。这种情况下,面对业务不断增长的鹏华基金,始终有条不紊地面对,在各个错综复杂的业务环节中,都无不体现着IT驱动业务理念。

随着业务的不断发展,需求也不断的增长,对于鹏华IT部来说,IT的效率也变得非常敏感。这个时期,IT已经成了业务的基础支持,为了给业务的快速运行提供有效而稳定的系统环境,保障业务“及时”、“准确”、“有效”的工作常态,嗅觉敏锐的鹏华IT部洞察到传真系统作为业务处理的必要系统,对运营业务的效率以及发传真所要求的及时性有影响。众所周知,传真已经在通讯领域有一百多年的历史,可见该项技术在通讯领域有着极大的促进作用,而针对鹏华基金现阶段的业务发展来说,传统的传真运行模式已经达到上限,不能及时有效的满足业务快速发展的需求。

据鹏华IT部项目负责人李学森介绍,年初业务部门反映了运营中划款指令及报表传送所使用的电子传真系统不好用,在业务高峰时,大量的单据不能及时发送。IT部深入了解后发现,解决传真阻塞问题并不难,顺着传真这条线索,关注到业务中的文档处理才是效率瓶颈的原因所在,这些文档涉及划款指令、成交单等多种报表,还有客户关系管理部的机构客户资料等。在业务流程中,这些文档从始至终伴随着流程直至归档。业务人员对这些文档的手工操作占时超过40%,如果能把这些文档的手工操改为系统自动处理,这就意谓了有近35%效率的提升。如此一分析,传真在业务流程中所造成的效率低下还不是需求的核心,于是重新评估了电子传真解决方案,重点是文档处理能力,方案本身不能局限在传真,要涵盖电子邮件及各种桌面文档的处理,同时要具备完备的接口,最好能快速与多个业务系统整合。

从前期收集业务需求及同业调研,到后期的产品选型与方案确定,鹏华IT部做了大量的分析工作,使得业务需求一步步落地。

                                              鹏华基金电子传真图片.png

传真与文档系统的成功上线,意味着鹏华基金将能够以更简单、快捷、安全的方式,实现更多文档管理的需求,这得归功于传真与文档系统具有一个灵活而敏捷的架构。系统上线初期,效果还是很显著的,大家一起来围观下:

      传真通道资源足,线路规划更合理

与原传真系统相比较,新传真方案稳定、高效,线路阻塞现象不再出现。方案采用E1数字线路与模拟线路混合模式,线路资源充分;更重要的是线路是基于各部门的业务量进行最优分配,这样一来,各业务部门的线路相互独立,有效避免相互影响。

      飞一般的感觉:文档处理自动化,流程签审无纸化

实现传真电子化后,结合EAI模块和工作流模块的运用,有效地为运营加速。EAI模块能提供无缝地对接TA、估值、清算等业务系统,实现在业务系统中自动批量提交传真发送任务,以及自动完成文件分割及匹配传真号码等。由于传真系统具备工作流和电子签章模块,在系统中即可走电子审批流程,流程审批通过后,系统自动发送传真。目前已实现登记结算部运营操作流程自动化,划款指令等20个业务报表的电子化审批及批量传真发送过程,均不需人工参与,效果是立竿见影的,上系统后直接节约了一个人的工作量。

      客服无纸化第一步,文档管理今起步

客户关系管理部基于系统的文档归档平台,实现客户开户资料的电子化,文档可集中电子化处理,批量导入。系统可按主题自动分类归档,并且用户可快速根据关键字查找到自己所需的文档。迈出了文档管理从有纸到无纸的第一步,接下来将继续围绕简化文档中关键内容的手工录入环节进行优化。

      需求全方位落地,业务系统深度集成

特别值得一提的是全功能SDK接口平台,通过它业务系统就可以对传真与文档管理系统中的功能进行直接调用,便捷而快速,更多基于业务流程的传真和文档功能应用轻而易举就可实现,目前已实现了确认单、对账单、以及资产证明单进行传真发送,客服报表批量发送等应用。

      传真入口在OA系统,一平台集成多应用

在非业务部门,日常文件传真的数量并不多,电子传真整合至OA显得尤为必要,目前通过OA系统单点登录功能,用户登录OA系统后,选择菜单中的电子传真系统选项,即可在电子传真客户端进行传真的收发与管理。

    可以说传真与文档管理系统项目填补了鹏华基金一个重要的业务应用空白,随着对业务流程功能的逐步开发完善,鹏华基金的传真和凭证文档处理能力和效率将再上一新台阶。鹏华基金IT部项目负责人李学森是这样总结的:“IT是业务发展背后的加速引擎,IT规划必须立足业务需求,才能真正为业务创造价值,达到驱动业务发展的效果。”

【作者:李学森 刘凯 陈婷 禤少茵】
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